Capita più spesso di quanto si pensi: arriva una PEC o una raccomandata con un sollecito di pagamento del canone di locazione commerciale e, nel giro di pochi secondi, ti ritrovi a fare i conti con una sensazione doppia. Da una parte l’urgenza, dall’altra la confusione: devo rispondere subito? Se rispondo ammetto la morosità? E se invece ignoro tutto, che succede davvero? La verità è che il sollecito non è solo una “scocciatura amministrativa”. È un segnale formale, spesso il primo gradino di una scala che può portare a conseguenze molto concrete, inclusa l’attivazione della procedura di sfratto per morosità nelle locazioni commerciali. Proprio per questo, una risposta ben impostata può fare la differenza tra una situazione che rientra e una che si incancrenisce.
Che cos’è davvero un sollecito e perché conviene prenderlo sul serio
Nel linguaggio quotidiano “sollecito” suona quasi innocuo: un promemoria, un “ti sei dimenticato”. Nella pratica, però, può assumere pesi diversi. A volte è una semplice email dell’amministrazione del locatore. Altre volte è una PEC inviata da un legale, con toni più netti e riferimenti a passi successivi. In mezzo c’è un concetto chiave: il locatore sta cristallizzando, per iscritto, che secondo lui c’è un arretrato (canoni, oneri accessori, IVA se prevista, eventuali aggiornamenti ISTAT, spese condominiali ribaltate, penali). E sta chiedendo una reazione.
Qui la domanda retorica ci sta: davvero conviene “far finta di niente” e sperare che passi? Di solito no, perché il silenzio raramente aiuta. Una risposta misurata, anche quando non puoi pagare subito, ti mette in una posizione migliore: dimostra buona fede, apre spazio a una negoziazione e, soprattutto, ti evita di consegnare all’altra parte una narrazione semplice tipo “non paga e non risponde”.
Quando poi il sollecito evolve in una diffida, cioè un’intimazione formale ad adempiere entro un termine, il quadro cambia ancora. La diffida ad adempiere è disciplinata dall’art. 1454 c.c. e prevede che, decorso inutilmente il termine, il contratto possa risolversi di diritto; il termine, salvo eccezioni, non può essere inferiore a quindici giorni.
Prima di rispondere: ricostruisci i fatti in modo freddo e verificabile
La regola d’oro è semplice: rispondi ai documenti, non alle emozioni. Prima ancora di scrivere una riga, ricostruisci cosa è successo con un approccio quasi contabile. Quali mensilità risultano non pagate? Ci sono pagamenti effettuati ma non registrati? È cambiato l’IBAN e tu hai pagato sul vecchio? Sembra banale, ma succede: una volta un commerciante mi raccontava (con un misto di rabbia e sollievo) di aver “scoperto” che la banca aveva rifiutato un bonifico per un codice errato e nessuno se n’era accorto. Il sollecito, in quel caso, è stato il campanello d’allarme che ha evitato guai peggiori.
Verifica anche il contratto: scadenze, modalità di pagamento, eventuali clausole su interessi e penali, aggiornamento ISTAT, ripartizione delle spese. Se nel sollecito compaiono voci che non riconosci, non reagire con un “non devo nulla” generico. Meglio identificare con precisione cosa contesti e perché, perché una contestazione precisa tende a essere presa sul serio più di una negazione totale.
Infine, fai attenzione a un dettaglio che spesso viene sottovalutato: quando si parla di somme di denaro, in caso di ritardo possono maturare interessi moratori. La disciplina generale fa riferimento agli interessi nelle obbligazioni pecuniarie e ai danni da ritardo, con l’art. 1224 c.c. e, come quadro, l’art. 1282 c.c. Non serve diventare giuristi: ti basta capire che, se la controparte li chiede, devi valutare se sono contrattualmente previsti e come vengono calcolati, invece di ignorare la voce sperando che “non conti”.
Come impostare una risposta efficace: tono, contenuto e obiettivo
Una risposta utile ha tre qualità: è tempestiva, è circostanziata, è orientata alla soluzione. Tempestiva non significa “entro un’ora”, ma evitare di lasciare passare settimane. Circostanziata significa che richiami il sollecito ricevuto (data, mezzo di invio) e rispondi punto per punto alle somme e alle mensilità indicate. Orientata alla soluzione significa che chiarisci cosa farai, con che tempi e con quali condizioni.
Se riconosci il debito e puoi pagare subito, la risposta è relativamente lineare: confermi la ricezione, ammetti l’arretrato indicandone l’importo, comunichi la data del pagamento e alleghi (o prometti di allegare) la contabile. Una frase secca ma educata è spesso la migliore: niente romanzi, niente giustificazioni infinite. Pagherai e lo stai dicendo.
Se invece riconosci il debito ma non puoi pagare tutto subito, la risposta deve aprire un terreno negoziale senza suonare evasiva. Qui l’obiettivo è proporre un rientro credibile: rate, una prima tranche immediata, una scadenza finale ravvicinata, e magari una disponibilità a formalizzare l’accordo per iscritto. Sì, lo so: sembra “politica”. In realtà è gestione del rischio. Se la controparte vede un piano sensato, spesso preferisce incassare con continuità piuttosto che entrare in un contenzioso costoso e incerto.
Se contesti l’importo o parte delle richieste, la risposta deve essere ferma ma tecnica quel tanto che basta. “Non sono d’accordo” da solo vale poco. Molto meglio: “Riscontro l’importo X relativo a Y: risulta già corrisposto in data…, come da bonifico allegato” oppure “La voce Z non risulta dovuta in base alla clausola… del contratto”. In questo modo trasformi la discussione da “opinioni” a “dati”.
In tutti i casi, evita due estremi: il tono aggressivo e il tono troppo remissivo. Il primo irrigidisce, il secondo può essere letto come debolezza. Un tono neutro, con un paio di frasi umane (“voglio chiudere la questione rapidamente”, “preferisco evitare contenziosi inutili”), spesso è la via più efficace.
Quando il sollecito è già una diffida: cosa cambia e quali tempi contano
Se il messaggio che ricevi contiene parole come “diffida”, “intimazione”, “messa in mora”, o richiama esplicitamente l’art. 1454 c.c., non sei più nella zona del semplice promemoria. La diffida ad adempiere, per legge, impone un termine e preannuncia un effetto serio: se non paghi entro quel termine, il contratto può considerarsi risolto di diritto. Questo non significa che “domani sei fuori” automaticamente, ma significa che la controparte sta preparando un percorso più strutturato.
In ambito commerciale, poi, è utile sapere un punto che spesso sorprende chi è abituato alle locazioni abitative: il cosiddetto “termine di grazia” (una finestra concessa dal giudice per sanare la morosità) è tipico dell’abitativo e non viene riconosciuto allo stesso modo nel commerciale. Diversi approfondimenti pratici lo evidenziano, sottolineando che nella locazione commerciale la sanatoria in udienza non è un salvagente automatico come molti immaginano.
Questo è il momento in cui la tua risposta deve diventare ancora più disciplinata. Se puoi pagare, fallo e comunica immediatamente la prova. Se non puoi, negozia con urgenza e cerca un accordo scritto. Se ritieni che il sollecito sia infondato, valuta seriamente un supporto legale: non per “fare guerra”, ma per impostare una risposta che riduca il rischio di mosse unilaterali del locatore.
Il rischio concreto: dallo scambio di lettere allo sfratto per morosità
Quando la trattativa non decolla, il locatore può scegliere la via giudiziale. In Italia, per la morosità nelle locazioni, esiste una procedura specifica che parte con l’intimazione di sfratto per morosità e può includere la richiesta di pagamento dei canoni scaduti; il riferimento processuale è l’art. 658 c.p.c.
Senza entrare in tecnicismi inutili, quello che ti interessa è il “profilo di rischio”: tempi e conseguenze. In molti casi si arriva a un’udienza di convalida e, se la morosità persiste, può esserci un provvedimento che porta alla risoluzione e al rilascio dell’immobile. Le guide pratiche sui termini indicano che, dopo la convalida, vengono fissate scadenze operative (anche con un minimo di 30 giorni per avviare l’esecuzione, secondo quanto richiamato in ambito divulgativo dall’art. 663 c.p.c.).
Non è per spaventarti, ma per darti un criterio: se ricevi un sollecito e sei in difficoltà, il tempo è un fattore. Aspettare “per vedere se si calma” di solito non funziona, perché dall’altra parte c’è un immobile, un reddito atteso e spesso anche un mutuo o altri vincoli. È una relazione commerciale, e come tutte le relazioni commerciali vive di prevedibilità.
Come proteggerti mentre cerchi una soluzione: prove, comunicazioni e accordi
Qui l’approccio pragmatico è quello che salva pelle e nervi. Ogni affermazione che fai nella risposta dovrebbe poter essere sostenuta da un documento: contabili, estratti conto, email precedenti, accordi su riduzioni temporanee, comunicazioni su lavori o inagibilità se rilevanti. Non serve inviare un “romanzo allegati”, ma serve avere le carte pronte e, quando necessario, allegare quelle essenziali.
Scegli anche il canale giusto. Se il sollecito arriva via PEC, rispondere via PEC ha un senso: mantiene tracciabilità e data certa. Se arriva via raccomandata, una risposta tracciabile evita discussioni sul “non l’ho mai ricevuta”. In una fase delicata, la tracciabilità è un alleato silenzioso.
E poi c’è la parola che molti odiano ma che spesso risolve: accordo scritto. Anche breve. Anche una pagina. Se concordate una rateizzazione o una data di saldo, mettere nero su bianco cosa paghi, quando paghi e cosa succede se salta una scadenza riduce fraintendimenti. Ti aiuta anche a evitare che, dopo aver versato due rate, arrivi un’altra lettera che “dimentica” il piano concordato. Succede, non per forza per malizia: a volte è solo disorganizzazione.
Quando ha senso farsi assistere e come scegliere il livello di intervento
Non sempre serve un avvocato “in assetto da battaglia”. A volte basta una consulenza breve per capire se il sollecito è impostato come semplice richiesta o come messa in mora, se le somme sono coerenti, e come formulare una risposta che non ti metta in difficoltà. In altre situazioni, soprattutto se è già arrivata una diffida ad adempiere o se i rapporti sono tesi, un’assistenza più strutturata può evitare passi falsi.
La decisione può essere guidata da un criterio molto concreto: qual è il costo dell’errore? Se il locale è centrale per la tua attività, perdere l’immobile o entrare in una causa lunga può costare più di una consulenza fatta bene. Se invece l’arretrato è piccolo e il rapporto con il locatore è buono, spesso basta una comunicazione chiara e un pagamento rapido.
Chiudere bene: l’obiettivo non è “avere ragione”, è rimettere in sicurezza il rapporto
Rispondere a un sollecito di pagamento dell’affitto commerciale non è un esercizio di stile. È gestione di una criticità. Il punto non è scrivere la frase perfetta, ma costruire una posizione: o paghi e lo dimostri, o negozi e proponi un rientro credibile, o contesti con elementi verificabili. Nel frattempo mantieni tracciabilità, raccogli prove, e tieni d’occhio i segnali di escalation come la diffida ad adempiere, che per legge può portare a conseguenze contrattuali rilevanti se il termine decorre inutilmente.
